Gebeurt resource planning in jouw bedrijf nog op de klassieke manier? In de ERP-tool, in een Excel-document of zelfs nog op papier? Dan ben je niet alleen.
Het lijkt efficiënt: je ziet wie wanneer gepland staat, welke job er moet gebeuren en welke middelen (mensen, materiaal, voertuigen) je nodig hebt.
Maar is dat voldoende?
De vraag die je moet stellen: hoe complex wordt plannen of herplannen wanneer er meerdere elementen invloed hebben op de planning? Denk maar aan afwezigheden, ziekte, last-minute leveringen, veiligheidsvereisten, personeel met verschillende kwalificaties, ...
Op zo’n moment kan een intelligente planning wonderen doen. Want bij een slimme planning gaat het niet enkel om tonen wie of wat beschikbaar is en wat er moet gebeuren. Het gaat over meedenken: automatisch matchen, voorspellen, optimaliseren en anticiperen.
Waarom een klassieke planning vaak tekortschiet
- Basisgegevens (beschikbaarheid van medewerkers, kwalificaties, welke voertuigen of verbruiksmaterialen nodig zijn, veiligheidsvereisten, enz.) staan vaak verspreid over aparte systemen of zitten in aparte Excel- of Word-bestanden.
- De kans op fouten door manueel plannen is veel groter, omdat er vaak dingen over het hoofd worden gezien.
- Er is meestal geen automatische link met administratieve opvolging (rapportering, loonberekeningen, stock, enz.) en facturatie nadat een project uit de planning uitgevoerd is.
- Er zijn geen automatische suggesties of matchings: wie is de meest geschikte medewerker voor een job, wat is de meest efficiënte timing, enz.
De voordelen van een intelligente planning: twee concrete cases
HCI: 30% tijdswinst en 3x sneller factureren
HCI is een bedrijf dat zich al meer dan 30 jaar specialiseert in industrieel reinigen, waste- en catalystwerken voor de petrochemie. Het bedrijf beschikt over meer dan 400
gecertificeerde werknemers en een wagenpark met meer dan 130 industriële voertuigen, verspreid over vestigingen in België en Nederland.
Hun overstap van een visuele naar een intelligente planning had een enorme impact op de efficiëntie en ROI. We zetten de belangrijkste voordelen op een rij.
Geïntegreerde data en centrale oplossing
We brachten alle relevante data van HCI samen in Salesforce. Dankzij die integratie kan het systeem zelf parameters combineren (wie is gekwalificeerd, welke job moet gebeuren met welk materiaal, welke auto is beschikbaar, enz.) en voorstellen doen voor de meest efficiënte planning. Planners moeten die voorstellen enkel nog controleren en bevestigen. Resultaat: veel minder zoek- en puzzelwerk, minder fouten en optimale inzet van expertise, mensen en materiaal.
Automatische loon- en facturatieverwerking
Salesforce verzorgt niet alleen de planning, maar ook de administratieve afhandeling. Werknemersprestaties worden vergeleken met de geldende contracten en extra vergoedingen (nachtwerk, maskerpremies, enz.) worden automatisch berekend.
Dat vermindert fouten in loonbrieven en zorgt voor vertrouwen bij de medewerkers. Tegelijk versnelt de facturatie: alle prestaties worden netjes bijgehouden, rekening houdend met contractuele en prijsafspraken. Het zorgt ervoor dat HCI drie keer sneller en correcter factureert dan voorheen.
Realtime inzichten voor management
Doordat alle data in één systeem zit én gekoppeld is met de boekhouding, heeft het management van HCI nu real-time dashboards met de belangrijkste KPI’s. Dit geeft niet alleen transparantie, het laat ook toe om gerichter te forecasten.
Intelligent plannen buiten kantoor
Via de mobiele app kunnen medewerkers prestaties ingeven, afwezigheid melden, vakantieregelingen bekijken, en zelfs werkbonnen laten tekenen door klanten na afloop van een taak. De planner ziet zo ook meteen welke taken afgerond zijn of welke jobs beïnvloed worden door afwezigheden. Daardoor vermijdt HCI vertragingen of fouten.
Bedrijf uit de dienstencheques-sector: kwalitatievere matching
Een ander mooi voorbeeld is een bedrijf binnen de dienstenchequesector, waar we een geavanceerde intelligente planning bouwden met onze AutoMatch- en AutoPlan-engine voor Salesforce.
Het bedrijf beschikt over 53 actieve kantoorhouders die elke dag opnieuw de perfecte match moeten maken tussen bijna 36.000 klanten die een poetshulp aanvragen en meer dan 5.400 huishoudhulpen die beschikbaar zijn. Dit samen zorgt voor zo’n 100.000 jobs per maand!
Tot voor de implementatie van de intelligente planning was dat een gigantische puzzel. Eentje waar medewerkers vaak de helft van hun dag aan kwijt waren omdat er zoveel parameters meespeelden. Denk maar aan vervoer, locaties, beschikbare uren, specifieke voorkeuren van klanten of poetshulpen, ziekte of onbeschikbaarheid, afzeggingen, enz.
De nieuwe engine neemt deze taak volledig over. Hij zoekt automatisch de best mogelijke combinatie tussen vraag en aanbod, rekening houdend met al die parameters, en stelt die voor aan de planners die dan beslissen.
Maar daar stopt het niet: ook het administratieve werk dat volgt op de planning, doorgaans ook een tijdrovend en complex proces, is grotendeels geautomatiseerd.
Het resultaat is een oplossing die niet alleen tijd bespaart, maar ook de kwaliteit van de matching aanzienlijk verhoogt. Een echte game changer binnen de sector en een competitief voordeel voor het bedrijf in kwestie.
Waarom intelligente planning vandaag geen luxe meer is
De voordelen van intelligente planning reiken verder dan enkel efficiëntiewinst.
- Hogere betrouwbaarheid en klanttevredenheid: automatching en intelligent plannen verminderen fouten of verrassingen en maken het mogelijk om beloftes aan klanten consequent waar te maken.
- Betere inzet van mensen en middelen: intelligente planning verdeelt workloads evenwichtiger, voorkomt piekdrukte en minimaliseert verspilling van je capaciteit of materiaal.
- Minder brandjes blussen, meer focus op waarde: automatisatie neemt repetitieve planningslast weg, waardoor je planners ook kunnen ingezet worden voor andere zaken.
- Kostenvoordeel en competitiviteit: efficiëntere processen, lagere foutkansen en een hoger rendement op resources versterken je concurrentievoordeel op lange termijn.
Nieuwsgierig wat een intelligente planning kan betekenen voor jouw bedrijf?
Neem even contact met ons op. We bekijken graag jouw concrete business case of beantwoorden al je vragen.
Meer grip op je planning én je mensen?
Leg slim de complexe puzzel van jobs, mensen en materiaal. In deze whitepaper vind je tools en inzichten om je planning slimmer, flexibeler en efficiënter te maken.
Ook interessant voor jou