DE SINGEL
DE SINGEL houdt ervan om te kunnen focussen op wat er écht toe doet: jonge artiesten ondersteunen, en fantastische ervaringen creëren voor het publiek dat naar hun shows komt. Daar slagen ze ook in: dankzij een stevig fundament van apps die hun businessprocessen in goede banen leiden. Zodat ze zich daar tenminste geen zorgen meer over hoeven te maken.
UITDAGING
Liever bezig met artistieke producties dan met de eigen werking
“Bij DE SINGEL willen we zo veel mogelijk tijd en budget vrijmaken voor artistieke productie”, begint Pierre Van Diest, administratief directeur. “Daarom willen we dat onze werking zo eenvoudig en efficiënt mogelijk georganiseerd is. Administratieve overheadkosten willen we tot een minimum beperken. Terwijl we DE SINGEL tegelijk natuurlijk wél zichtbaar willen maken.”
Een productie organiseren, was tot voor kort erg complex bij DE SINGEL. Tijdens de audit die Sparklink deed bij het begin van de samenwerking, bleek dat er maar liefst 114 verschillende documenten in omloop waren, naast een overvloed aan uiteenlopende databases, spreadsheets en e-mails. “Een gecentraliseerd systeem was er niet: gegevens moesten vaak op meerdere plaatsen ingevoerd worden. Dubbel werk dus, en weinig inzichtelijk voor het team.”
Wie is DE SINGEL?
- DE SINGEL is een gastvrij kunstenhuis, een ontmoetingsplek voor kunst zonder grenzen in een wereld in verandering.
- Als kunstsite is het de thuisbasis voor het Koninklijk Conservatorium Antwerpen
- DE SINGEL biedt faciliteiten voor kunstenaars en hebben hun eigen huisartiesten
- De tijd tussen ontwerp en realisatie van het gebouwencomplex besloeg ruim drie decennia
OPLOSSING
Boekingen over het auditorium vereenvoudigd
Alle informatie over de producties en over boekingen van het auditorium van DE SINGEL zitten nu in Salesforce. Inclusief gegevens van voorstellingen tot 35 jaar terug. “Het team kan doorklikken tot in de kleinste details”, legt Pierre uit. “En zo bijvoorbeeld checken welke vereisten er voor een evenement zijn als het op de verwarming, het licht of de vochtigheid in de zaal aankomt. Nu alle informatie over de locatie op één centrale plek zit, kan ieder van ons ze opvragen en updaten. Geen bottlenecks meer, en eindelijk consistentie.”
Technische resources toewijzen aan producties
Daarnaast lanceerde DE SINGEL nog acht andere apps om de organisatie vlotter te laten verlopen, waaronder een app die medewerkers toewijst aan producties. “Dankzij deze app kunnen we mensen met de juiste vaardigheden linken aan de juiste producties. Onze medewerkers hebben zo bovendien lang op voorhand duidelijkheid over wanneer ze werken en hoe lang. De app synchroniseert de bevestigde planning zelfs met hun agenda in G Suite”, aldus Pierre.
UITDAGING
Efficiënte en tijdige communicatie met het publiek
Als gerenommeerde evenementenlocatie stond DE SINGEL voor de uitdaging om hun online aanwezigheid te optimaliseren en het publiek op een efficiënte en tijdige manier te informeren over alle evenementen, shows en optredens. Het belang van een up-to-date website die naadloos integreert met hun planningsapplicatie kon niet worden onderschat, aangezien de website vaak het eerste contactpunt is voor potentiële bezoekers.
Het handmatig bijwerken van de website en het coördineren van deze informatie vormde een tijdrovende taak voor het team van DE SINGEL. Bovendien was het een uitdaging om gepersonaliseerde communicatie te bieden aan individuele bezoekers, zodat zij op de hoogte werden gehouden van relevante evenementen die aansloten bij hun interesses en voorkeuren.
OPLOSSING
Realtime ticketinginformatie en automatische updates van de website
De website van DE SINGEL is een belangrijke marketingtool en is vaak de eerste plek waar bezoekers in contact komen met de organisatie. Dat hij altijd up-to-date moet zijn, spreekt dus voor zich. Sparklink bouwde de website met Heroku en Angular, en maakte de link met de planningsapplicatie van DE SINGEL. “Verandert er iets aan de details van een productie, dan wordt de website automatisch mee aangepast. Video’s, soundbites of beelden van een productie worden dankzij een app voor digitaal assetmanagement (gebouwd in Salesforce) automatisch geüpload.”
Een gepersonaliseerde communicatie voor elke bezoeker
Bezoekers van DE SINGEL ontvangen tot slot gepersonaliseerde communicatie op maat, waarin ze attent gemaakt worden op komende evenementen, shows of optredens die hen mogelijk kunnen interesseren. Daarvoor maakt DE SINGEL gebruik van geautomatiseerde customerjourneys in de Salesforce Marketing Cloud. “Relevante informatie, afgestemd op hun voorkeuren, en dat op beslissende momenten: het zorgt ervoor dat mensen trouw blijven terugkeren naar hun favoriete eventlocatie”, besluit Pierre.
De kracht van woorden: ChatGPT- integratie voor creatieve content
In hun onvermoeibare streven naar het verbeteren van efficiëntie en het leveren van uitzonderlijke ervaringen, heeft DE SINGEL de kracht van technologie omarmd om op een geheel nieuw niveau met hun publiek te communiceren. Samen met hun innovatieve aanpak van productiemanagement heeft DE SINGEL ChatGPT geïntegreerd in hun activiteiten. Deze integratie stelt hen in staat om website tekst, SEO-strategieën, SEA-teksten, email content en diverse andere inhoud te creëren, allemaal in lijn met de tone of voice van DE SINGEL.
Met de hulp van de natural language mogelijkheden van ChatGPT kunnen ze hun passie voor kunst overbrengen, updates delen en gepersonaliseerde informatie aan hun bezoekers verstrekken, waardoor hun online aanwezigheid wordt verrijkt en verbindingen met hun publiek worden bevorderd. Deze synergie tussen technologie en artistieke expressie benadrukt de toewijding van DE SINGEL om grenzen te verleggen en ervoor te zorgen dat elk aspect van hun organisatie in overeenstemming is met hun unieke artistieke visie.
Modules die we voor DE SINGEL gemaakt hebben
Website CMS
Om alle teksten op de website te beheren via Salesforce.com.
Auditorium planning app
Alle informatie over de locatie op één plek. Welkom consistentie, adieu bottlenecks.
Resource planning app
De juiste medewerker aan de juiste job linken. Efficiënt en tijdig, gesynchroniseerd met hun agenda in G Suite.
Asset management app
Zo kan alle digital asset management (foto’s, pdf’s, soundbites, video’s en zo meer) gebeuren in Salesforce.com.
Room rental sales app
Alle aanvragen, offertes, opdrachten en facturen voor zaalverhuur op één plek.
Intranet app
Een basic intranetapplicatie die het makkelijk maakt om informatie centraal te delen.
Budget, orders & invoices app
Alle productiegerelateerde budgetgegevens, opdrachten en facturen op één plek.
Website app
De content van de website wordt voor 100% automatisch geüpdatet vanuit Salesforce.com. Website gebouwd op basis van Heroku en Angular.
Marketing Cloud
Verzenden van relevante communicatie, afgestemd op de voorkeuren, en dat op beslissende momenten via geautomatiseerde customerjourneys in de Salesforce Marketing Cloud.
Projecten waar we fier op zijn