Supersimpel complex plannen bij HCI

Als in een groeiend bedrijf de software niet meegroeit, nemen problemen snel buitengewone proporties aan. Het overkwam industrieel reinigingsbedrijf HCI, dat het hart van zijn operaties sindsdien toevertrouwt aan de slimme, geïntegreerde en vooral aanpasbare tools van Sparklink. Van sales over jobplanning tot facturatie en verloning: alles verloopt nu via één cloudbased oplossing. Zonder groeipijnen.

UITDAGING

Koppige ERP-software vervangen door meewerkende technologie

HCI is een bedrijf in volle expansie: nieuwe producten en diensten, nieuwe behoeften bij klanten én nieuwe manieren van werken. Zoals bij veel bedrijven was de ERP-software van HCI echter niet gemaakt om continu aangepast en uitgebreid te worden. De focus lag bovendien eerder bij digitaal informatie registreren dan bij écht ondersteunend zijn in de werking van het bedrijf. 

De belangrijkste struikelblokken die we vaststelden tijdens onze Opportunity Scan bij HCI:

• rigide registratiesoftware die moeilijk aanpasbaar en uitbreidbaar was
• weinig of geen automatisering van repetitief of arbeidsintensief werk
• geen slimme features (bv. geen suggestie van de meest passende werknemer voor de job)
• +50 Excel- & Word-bestanden als workaround voor tekort aan functionaliteit
• veel tijdverlies en dubbel werk bij plannen, verwerken en afrekenen van prestaties en lonen
• geen gevoel van overzicht en controle bij werknemers en management
• onbetrouwbare rapportage en weinig of geen realtime insights

Er zat niets anders op voor het reinigingsbedrijf: de oude software mocht bij het grofvuil, het was tijd voor iets nieuws.

OPLOSSING

De onwerkbare werkplanning werkt efficiënter dan ooit tevoren.

Een van de kerntaken van het ERP-systeem bij HCI is de werk- of jobplanning. Daarbij gaat het erom:

• beschikbare, gecertificeerde mensen in te plannen
• met bijpassende, gekeurde voertuigen 
• en gespecialiseerd gebruiks- en verbruiksmateriaal 
• voor 1-malige of recurrente opdrachten 
• met specifieke (veiligheids)vereisten en contractafspraken. 

In de bestaande software van HCI ontbrak belangrijke informatie om correct te kunnen bepalen wie en wat nu op welke job ingezet moest worden. Denk aan de beschikbaarheid van medewerkers bijvoorbeeld, hun kwalificaties, de specificaties van voertuigen… Een deel van die info zat ofwel in een ander systeem, ofwel in een apart Excel- of Word-document. Lastig. 

Vandaag zit (echt) alle informatie in één geïntegreerde oplossing. De software doet het opzoekwerk, combineert de parameters en bezorgt de planners een planningsvoorstel dat ze enkel nog moeten bevestigen. Gedaan met oeverloos opzoeken en binnensmonds gevloek. En eindelijk tijd om de planning te optimaliseren, met speciale eisen rekening te houden of op tijdelijke pieken te anticiperen.

OPLOSSING

De CAO-engine rekent automatisch uit wat werknemers betaald moeten krijgen. 

De nieuwe, geïntegreerde softwareoplossing verwerkt naast de planning ook foutloos de verdere administratieve afhandeling. Effectieve prestaties van medewerkers of freelancers worden afgezet tegen de geldende CAO’s en contracten, die ook in Salesforce zitten. De CAO-engine van Sparklink berekent volledig automatisch de effectief uit te betalen vergoedingen en de vele extra’s die van toepassing zijn in de sector (maskerpremies, nachtwerk …). 

Werknemers krijgen zowel online als in bijlage bij hun loonbrief een detailoverzicht van de uitbetaalde extra’s. Zo zien ze transparant welke prestaties ze geleverd hebben, en welke vergoedingen daar tegenover staan. Ze kunnen op voorhand checken of alles klopt. Zo weten ze zeker dat er geen foutjes geslopen zijn in de loonbrief die ze uiteindelijk ontvangen van het sociaal secretariaat. 

3x sneller correct factureren volgens prijs- en contractafspraken

Ook de facturatiedienst krijgt alle af te rekenen prestaties te zien in een duidelijk overzicht dat onder meer rekening houdt met de geldende contracten en prijsafspraken. Daardoor verloopt de facturatie niet alleen een pak sneller, bij de complexe afrekeningen worden er ook quasi geen fouten meer gemaakt. Veel tijdwinst dus, en HCI wordt daardoor ook sneller betaald door zijn klanten. 

OPLOSSING

Realtime insights zorgen voor overzicht, controle en gemoedsrust.

Nu alle informatie over kosten (lonen, voertuigen, materiaal…) én opbrengsten in 1 systeem zit dat bovendien geïntegreerd is met de boekhoudsoftware, kan HCI’s managementteam eindelijk in real time de belangrijkste KPI’s opvolgen en vlot cijfers aanleveren aan de beursgenoteerde Veolia-groep waartoe ze sinds 2021 behoren.

Mobiele app van HCI: Plan, Klik, Klaar! 

UITDAGING

Zoals in veel bedrijven is het beheren van personeelsplanning, vooral bij onverwachte afwezigheden, en het coördineren van vervangingen, een grote uitdaging bij HCI.

Het is essentieel dat alle betrokken partijen snel inzicht hebben in de gevolgen van afwezigheden op geplande taken. Bovendien is het van belang dat het werk correct wordt vastgelegd en bevestigd door de klant, wat vaak resulteert in een inefficiënt, papierintensief proces. Dit kan leiden tot vertragingen en miscommunicatie tussen medewerkers, managers en klanten.

OPLOSSING

De mobiele app die we hebben ontwikkeld voor HCI biedt een uitgebreide oplossing voor deze uitdagingen. Medewerkers kunnen alle informatie over vakanties, afwezigheden, en saldo raadplegen en nieuwe, slimme vakantieaanvragen indienen. De app toont welke geplande taken worden beïnvloed door een afwezigheid, waardoor het makkelijker wordt om tijdig vervangers te vinden.

Daarnaast kunnen medewerkers zien op welke taken ze zijn ingepland, wie hun collega's zijn, en welk materiaal gebruikt moet worden. Cruciaal is dat de app ook het proces van werkbevestiging digitaliseert: na afronding van een taak kan het effectief gepresteerde werk door de opdrachtgever worden afgetekend rechtstreeks in de app. Dit versnelt de verwerking van meer- of minderwerk en de goedkeuring van werkbonnen, waardoor het gehele proces efficiënter en transparanter wordt.