HCI in vijf punten

  • Ruim 30 jaar specialist in industrieel reinigingen.

  • Actief in chemische havenbedrijven.

  • +400 hoogopgeleide en gecertificeerde werknemers.

  • Wagenpark met 130 industriële voertuigen en specifiek reinigingsmateriaal.

  • 3 vestigingen in België en Nederland

De koppige software (vervangen door meewerkende technologie).

Een bedrijf in volle expansie betekent: nieuwe producten en diensten, nieuwe wensen en behoeften bij klanten en nieuwe manieren van werken. Maar al dat nieuws werkt nefast op een ERP-systeem dat zich niet laat aanpassen en bestaande processen niet verder kan digitaliseren of automatiseren.

De ERP-software bij HCI was - zoals bij veel bedrijven - niet gemaakt om continu te worden aangepast en uitgebreid. Dat zorgde ervoor dat het reinigingsbedrijf hun oude software als grof vuil moest klasseren en uitkijken naar iets nieuws.

Met succes. Met het Salesforce-bouwplatform gebruikt HCI nu een oplossing die wel gemaakt is om continu mee te evolueren met hun business. En waar nodig functionaliteiten aan te passen of toe te voegen om het bedrijf vlot vooruit te helpen in plaats van halsstarrig tegen te werken.

Het exces aan Excel-sheets (in de prullenmand).

Als gevolg van de koppige software verliepen veel processen vaker naast dan in het ERP-systeem. Een mens zoekt immers naar oplossingen, toch? De stapel aparte Excelletjes - om allerlei dingen te regelen die het ERP-systeem niet of niet afdoende verwerkt kreeg – werd zo met de dag groter. Veel dubbel werk, onbetrouwbare rapportage, geen gevoel van overzicht en controle en een berg frustratie tot gevolg.

Vandaag zit alles in één geïntegreerd bouwplatform. Geen volle bureaubladen, geen extra mappen en geen gedoe meer. Alle data wordt nu maar één keer ingevoerd en is altijd juist én up-to-date. Er moet nu maar op één plek gekeken worden om te weten wat de huidige stand van zaken is.

De onwerkbare werkplanning (efficiënter laten werken dan ooit tevoren).

Eén van de kerntaken van het ERP-systeem bij HCI was de werkplanning. Het correct inplannen van de juiste gecertificeerde mensen met gekeurde voertuigen en gespecialiseerd materiaal voor de verschillende opdrachten. Maar in de software ontbrak er belangrijke informatie zoals de beschikbaarheid van het materiaal, de kwalificaties van het personeel, enz. … om correct te kunnen bepalen wie en wat nu op welke job moest worden ingezet. Een deel van die info zat steeds ergens in andere systemen of in een aparte excelsheet, zoals beschreven in het stukje hierboven. Lastig.

Maar sinds (echt) alle informatie in één geïntegreerde oplossing zit, wordt het opzoekwerk en het combineren van alle parameters door de software gedaan. De planners krijgen nu planningvoorstellen die ze enkel nog moeten confirmeren. Gedaan met oeverloos opzoeken en binnensmonds gevloek. Er is nu eindelijk de tijd om de planning te optimaliseren, rekening te houden met speciale eisen of te anticiperen op tijdelijke pieken.

HCI-planningapp.jpg

3 problemen (zorgen voor meer dan een handvol oplossingen).

Naast het plannen verwerkt de nieuwe geïntegreerde software nu ook foutloos de administratieve afhandeling. Zo worden de effectief uitgevoerde uren afgezet t.o.v. de geldende CAO’s en de contracten van de werknemers of freelancers. Het berekent de effectief uit te betalen vergoedingen die meteen worden doorgegeven aan het sociaal secretariaat.

Ook de facturatiedienst krijgt nu alle prestaties in een duidelijk overzicht dat rekening houdt met de geldende contracten en prijsafspraken om zo efficiënt, correct en snel te factureren. En dan hebben we het nog niet gehad over het aantal uitgespaarde werkuren.

Nog vlug even samenvatten?

De slimme, geïntegreerde en aanpasbare tools van Sparklink losten niet alleen de problemen bij HCI op. Ze maken het hele bedrijfsproces vlot, overzichtelijk en kostenefficiënt, en kunnen op ieder moment bijgestuurd worden om mee te groeien. Zonder groeipijn.

Wil je meer weten?

Omdat het een cloudgebaseerde oplossing is, hebt u er overal toegang toe. En dat is perfect voor deze dagen van thuiswerken. Bovendien is het een systeem waar we heel gemakkelijk dingen aan kunnen toevoegen.
Yann De WaelOperationeel Manager bij HCI