In het kielzog van de technologie-gedreven transformaties in de toerisme sector - denk aan directe boeking platforms zoals Booking.com, aggregator websites zoals Kayak en Priceline en vernieuwende diensten als Airbnb of Tripadvisor - ondergaat ook de sector van de "reisbureaus voor containers", de forwarders of expediteurs, radicale veranderingen.
UITDAGING
Vastberaden om zelf de leiding te nemen in die digitale transformatie werd er voor een samenwerking met Sparklink gekozen. Het doel? Het creëren van een innovatieve en toonaangevende logistieke software oplossing die het mogelijk maakt om performant én relevant te blijven in een sector in volle transformatie.
OPLOSSING
Zelf aan het stuur zitten van de digitale transformatie
Eén van de cruciale keuzes die de groep moest maken was de keuze voor de technologie waarmee het zijn eigen oplossingen wilde ontwikkelen. In plaats van te kiezen voor een “kant-en-klaar software pakket”, ging de forwarder, onder impuls van Sparklink, resoluut voor het software bouwplatform van Salesforce.
Een platform dat naast een heel uitgebreid scala aan reeds ontwikkelde features, ook toelaat om eigen functionaliteit toe te voegen. Dit kan gebeuren via zowel Low-Code en No-Code mogelijkheden als via eigen ontwikkeling voor meer complexe toepassingen.
Op die manier namen ze de regie van zijn eigen digitale transformatie helemaal zelf in de hand. En was het niet meer afhankelijk van de snelheid en bereidwilligheid van de makers van pakket oplossingen om nieuwe features en updates toe te voegen. One small step for man, one giant leap for the group!
UITDAGING
1 centrale oplossing voor 8 bedrijven, en toch flexibel
Eén van de eerste uitdagingen die de groep wilde aanpakken was de versnippering van het software landschap in de groep. Met ondertussen 8 bedrijven werd een centraal beheerbaar systeem steeds noodzakelijker. Tegelijk heeft elke business unit echter ook zijn specialisatie met bijbehorende unieke software behoeften. Een “Catch-22” situatie waar we bij Sparklink wel raad mee wisten.
OPLOSSING
Dossierbeheer 2.0
We werken vanuit een centrale “master org” waarin we de algemene functionaliteiten ontwikkelen en verspreiden naar de afzonderlijke Salesforce-instanties van elke onderneming binnen de groep. Op deze manier kunnen we universele functies centraal ontwikkelen, terwijl elke business unit lokaal de mogelijkheid behoudt om specifieke functies toe te voegen die cruciaal zijn voor hun bedrijfsvoering.
De kern van de forwarding applicatie is het dossierbeheer. Eén plek waar alle informatie over transport aanvragen en orders bij elkaar komt. Samen met de expediteurs heeft Sparklink een moderne interface ontworpen die het mogelijk maakt om orders vanaf één en hetzelfde scherm volledig te beheren. Gedaan met oeverloos rondklikken en een hoop tabbladen op je scherm.
De moderne dossierbeheer applicatie ondersteunt de volledige logistieke flow, van offerte tot en met facturatie. Het doet slimme suggesties, automatiseert repetitief werk, connecteert met andere oplossingen en verhoogt zo de productiviteit én het werkplezier significant.
130.000 aankoopfacturen automatisch verwerken
Een forwarding partij regelt alle transport én de daarbij behorende administratieve verplichtingen (aangiftes, documenten, douane, certificaten, …) voor zijn klanten, opdrachtgevers. Voor het vervoer zelf doen ze beroep op lokale transportbedrijven en rederijen (de eigenaars van de schepen). Een forwarder ontvangt hiervoor meer dan 130.000 facturen / jaar in allerlei formaten en munteenheden.
De facturen worden digitaal verwerkt door middel van OCR software, en automatisch gelinkt aan de juiste dossiers. Facturen die mogelijk foutief zijn, worden hierbij geflagged zodat ze nagekeken kunnen worden. De opvolging ervan gebeurt met een task assignment flow binnen Salesforce. Vervolgens worden alle goedgekeurde facturen ook automatisch opgenomen in het boekhoudpakket.
Auto billing verstuurt verkoopfacturen helemaal zelf
Als alle verwachte onkosten op een dossier binnen zijn, maakt én verstuurt onze oplossing automatisch de verkoopfactuur, volgens de geldende prijs- en contractafspraken met de klant. Soms alle orders op 1 factuur, voor andere klanten liever 1 factuur per order, al dan niet met het detail van de orderlijnen in bijlage.
Minder admin door slimme connecties
UITDAGING
De kerntaak van een forwarder is het regelen van transport en de administratie daarrond. Om de forwarder zo goed mogelijk te voorzien van alle nodige tools om die taak te kunnen volbrengen, zijn er een aantal connecties gebouwd binnen de forwarding applicatie, die gebruikt worden tijdens de lifecycle van een dossier. De belangrijkste hierbij zijn Shipping instructions en Customs.
OPLOSSING
Een Shipping instruction is een opdracht aan een rederij, met informatie over een shipment. Dit omvat informatie over wie, wat, waar en wanneer er een vracht verscheept moet worden. Met deze integratie wordt ervoor gezorgd dat alle data rechtstreeks uit het systeem komt, en er ook aan teruggekoppeld wordt. Er is extra validatie aanwezig en overzichtelijke status opvolging. Geen typefouten of onvolledige gegevens meer dus.
De Customs integratie is een manier om douane aanvragen op te sturen. Hierbij is het belangrijk van waar de goederen afkomstig zijn, wat de bestemming is en wat voor soort goederen er getransporteerd worden. Afhankelijk van deze gegevens zijn er verschillende soorten douane aanvragen nodig. Er moet ook exact beschreven worden uit wat de vracht juist bestaat, en wie er verantwoordelijk is voor de inhoud.
Ook hier is een duidelijke statusopvolging beschikbaar centraal in het dossier. Bij de uitwerking van deze integratie is ook een dynamisch systeem ontwikkeld waarmee validatie, gebruikersinterface en vooringevulde data op basis van één centrale configuratie vastgelegd kunnen worden. Dit framework stelt ons nu in staat om veel sneller nieuwe integraties op te zetten, zonder in te boeten op de flexibiliteit die telkens weer noodzakelijk is. Zo is er bijvoorbeeld ook reeds een postal service integratie (On-Time en DHL) gebouwd op basis van dit systeem.
Wisselkoersen beheren zonder hoofdpijn
Als internationaal bedrijf kom je natuurlijk in contact met verschillende munteenheden. De Forwarding applicatie heeft daarom ook uitgebreide functionaliteit om met wisselkoersen te rekenen. Allereerst kan er periodiek een nieuwe koers opgehaald worden die als basis dient voor alle valuta. Tevens kan er per carrier, route en schip ook een wisselkoers ingesteld worden. Dit gebeurt automatisch met behulp van de eerder vermelde EDI API. Er kan ook op dossierniveau een koers ingegeven worden, of er kan per aparte berekening een koers ingesteld worden. In elk dossier kan een handig overzicht opgeroepen worden van alle beschikbare wisselkoersen die daarvoor geldig zijn. Binnen een dossier zijn wisselkoersen nodig om de berekende kosten om te zetten naar de munteenheid van de klant, naar de centrale rapporteringsmunteenheid (euro) en naar de lokale rapporteringseenheid. Dit geldt zowel voor inkomende kosten als uitgaande facturatie.
Documentbeheer in Sharepoint en een slimme template engine
Ook al willen ze zo min mogelijk documenten versturen, en veel liever digitaal info uitwisselen, ook de rest van de logistieke wereld moet mee zijn. En dus zijn we gegaan voor een integratie met O365. Alle verzenddocumenten zoals vrachtbrieven, facturen, douanedocumenten, … komen automatisch in de juiste map in Sharepoint.
Daarnaast hebben we in Salesforce een template engine gemaakt die zowel het beheer als het gebruik van templates die aan alle info uit de Salesforce kunnen, mogelijk maakt voor eindgebruikers.
Tot slot
Tot daar een paar van de onderdelen van een nog veel uitgebreidere, moderne, future proof forwarding oplossing die de klant helpt om super relevant te blijven in de snel veranderende logistieke wereld.
Voor bedrijven met logistieke noden goed om weten dat we bij Sparklink ook een Warehouse Management oplossing hebben ontwikkeld op het Salesforce platform. En dat we “as we speak”, bezig zijn aan een oplossing voor wegtransport.
Projecten waar we fier op zijn