Soms voelt het alsof je organisatie vooral bezig is met draaien in plaats van vooruitgaan. Processen groeien organisch, systemen stapelen zich op, mensen bedenken creatieve workarounds… en voor je het weet is de manier van werken een lappendeken. Sommige stukken doen hun werk, andere knellen of kosten onnodig veel tijd.
De Opportunity Scan is onze manier om dat hele speelveld in kaart te brengen. Zonder oordeel, zonder dikke rapporten vol vakjargon maar met een open blik naar hoe het nu écht gaat, en waar de kansen liggen om slimmer, sneller en beter te werken.
Tijdens zo’n scan verdiepen we ons in hoe jouw organisatie écht werkt, van de dagelijkse routine tot de uitzonderingen die iedereen kent. Het is geen snelle audit, maar een diepgaande kennismaking met je mensen, processen en middelen.
We nemen eerst de beschikbare documentatie, systemen en werkwijzen door. Daarna gaan we in gesprek met degenen die er dagelijks mee werken: eindgebruikers, verantwoordelijken, planners, management. Die gesprekken kunnen op locatie of online plaatsvinden, en zijn bedoeld om te begrijpen wat er speelt, niet alleen wat er op papier staat.
Door die combinatie van voorbereiding, observatie en interviews krijgen we een helder beeld van:
- hoe processen nu verlopen,
- waar de sterke punten liggen,
- waar knelpunten ontstaan,
- en waar kansen voor verbetering zich aandienen.
Wat we in kaart brengen
- Huidige werkwijze – processen, procedures en uitzonderingen.
- Hulpmiddelen – software, documenten, databases en andere tools.
- Technische inrichting – functies en workflows van de gebruikte systemen.
- Sterktes en zwaktes – wat loopt goed, wat kost onnodige tijd of moeite.
- Impact en doorlooptijden – frequentie, duur en effect van processen.
- Verbeterideeën – suggesties vanuit de organisatie zelf.
- Samenwerking en communicatie – intern en met klanten, partners of vrijwilligers.
Wat er na de scan gebeurt
We vertalen alle inzichten naar een helder verhaal. Waar nodig stemmen we af met het projectteam, zodat conclusies en context kloppen. Het resultaat: een overzicht dat klaar is om als fundament te dienen voor het vervolg.
Daarin beschrijven we:
- een duidelijke scope of work met fasering,
- een indicatieve planning,
- en een business case met budgetinschatting en berekening van de verwachte opbrengst (ROI).
Zo vormt de Opportunity Scan een helder startpunt voor iedere verandering of die nu klein en gericht is, of groot en strategisch.
Sta je voor een wirwar aan processen en tools?
Met een Opportunity Scan krijg je helder zicht op wat werkt, wat wringt en waar de kansen liggen.