LIEVER BEZIG MET ARTISTIEKE PRODUCTIES DAN MET DE EIGEN WERKING

“Bij DE SINGEL willen we zo veel mogelijk tijd en budget vrijmaken voor artistieke productie”, begint Pierre Van Diest, administratief directeur. “Daarom willen we dat onze werking zo eenvoudig en efficiënt mogelijk georganiseerd is. Administratieve overheadkosten willen we tot een minimum beperken. Terwijl we DE SINGEL tegelijk natuurlijk wél zichtbaar willen maken.”

Een productie organiseren, was tot voor kort erg complex bij DE SINGEL. Tijdens de audit die Sparklink deed bij het begin van de samenwerking, bleek dat er maar liefst 114 verschillende documenten in omloop waren, naast een overvloed aan uiteenlopende databases, spreadsheets en e-mails. “Een gecentraliseerd systeem was er niet: gegevens moesten vaak op meerdere plaatsen ingevoerd worden. Dubbel werk dus, en weinig inzichtelijk voor het team.”

BOEKINGEN VAN HET AUDITORIUM VEREENVOUDIGD

Alle informatie over de producties en over boekingen van het auditorium van DE SINGEL zitten nu in Salesforce. Inclusief gegevens van voorstellingen tot 35 jaar terug. “Het team kan doorklikken tot in de kleinste details”, legt Pierre uit. “En zo bijvoorbeeld checken welke vereisten er voor een evenement zijn als het op de verwarming, het licht of de vochtigheid in de zaal aankomt. Nu alle informatie over de locatie op één centrale plek zit, kan ieder van ons ze opvragen en updaten. Geen bottlenecks meer, en eindelijk consistentie.”

Head planning De SINGEL

TECHNISCHE RESOURCES TOEWIJZEN AAN PRODUCTIES

Daarnaast lanceerde DE SINGEL nog acht andere apps om de organisatie vlotter te laten verlopen, waaronder een app die medewerkers toewijst aan producties. “Dankzij deze app kunnen we mensen met de juiste vaardigheden linken aan de juiste producties. Onze medewerkers hebben zo bovendien lang op voorhand duidelijkheid over wanneer ze werken en hoe lang. De app synchroniseert de bevestigde planning zelfs met hun agenda in G Suite”, aldus Pierre.

REALTIME TICKETINGINFORMATIE EN AUTOMATISCHE UPDATES VAN DE WEBSITE

De website van DE SINGEL is een belangrijke marketingtool en is vaak de eerste plek waar bezoekers in contact komen met de organisatie. Dat hij altijd up-to-date moet zijn, spreekt dus voor zich. Sparklink bouwde de website met Heroku en Angular, en maakte de link met de planningsapplicatie van DE SINGEL. “Verandert er iets aan de details van een productie, dan wordt de website automatisch mee aangepast. Video’s, soundbites of beelden van een productie worden dankzij een app voor digitaal assetmanagement (gebouwd in Salesforce) automatisch geüpload.”

EEN GEPERSONALISEERDE COMMUNICATIE VOOR ELKE BEZOEKER

Bezoekers van DE SINGEL ontvangen tot slot gepersonaliseerde communicatie op maat, waarin ze attent gemaakt worden op komende evenementen, shows of optredens die hen mogelijk kunnen interesseren. Daarvoor maakt DE SINGEL gebruik van geautomatiseerde customerjourneys in de Salesforce Marketing Cloud. “Relevante informatie, afgestemd op hun voorkeuren, en dat op beslissende momenten: het zorgt ervoor dat mensen trouw blijven terugkeren naar hun favoriete eventlocatie”, besluit Pierre.

Journey builder DE SINGEL

APPS DIE WE VOOR DE SINGEL GEMAAKT HEBBEN

  • AUDITORIUM PLANNING APP

    Alle informatie over de locatie op één plek. Welkom consistentie, adieu bottlenecks.

  • RESOURCE PLANNING APP

    De juiste medewerker aan de juiste job linken. Efficiënt en tijdig, gesynchroniseerd met hun agenda in G Suite.

  • ROOM RENTAL SALES APP

    Alle aanvragen, offertes, opdrachten en facturen voor zaalverhuur op één plek.

  • BUDGET, ORDERS & INVOICES APP

    Alle productiegerelateerde budgetgegevens, opdrachten en facturen op één plek.

  • Website CMS

    Om alle teksten op de website te beheren via Salesforce.com.

  • Asset Management App

    Zo kan alle digital asset management (foto’s, pdf’s, soundbites, video’s en zo meer) gebeuren in Salesforce.com.

  • Intranet App

    Een basic intranetapplicatie die het makkelijk maakt om informatie centraal te delen.

  • Website App

    De content van de website wordt voor 100% automatisch geüpdatet vanuit Salesforce.com. Website gebouwd op basis van Heroku en Angular.

Wil je meer weten?

Sparklink heeft onze organisatie efficiënter en leaner gemaakt. Ze zijn een onestopshop: van analyse, architectuur en het bouwen van apps over gebruiksgemak, integratie en training tot het betrekken van de eindgebruikers én de state-of-the-arttechnologie. Sparklink heeft ons voorbereid op de 21e eeuw.
Pierre Van DiestAdministratief Directeur bij DE SINGEL